Воронка — это не «как Битрикс24 показывает сделки», а структурированное описание того, как клиент проходит путь от первого касания до оплаты. Хорошая воронка отвечает на три вопроса:
Где сейчас этот клиент?
На какой стадии — не «думает», а конкретное действие, которое уже произошло или должно произойти.
Что должен сделать менеджер дальше?
Не «позвонить», а измеримое действие — «отправить КП», «согласовать спецификацию», «выставить счёт».
Когда клиент перейдёт на следующую стадию?
Условие перехода должно быть проверяемым — событие, документ, оплата.
Если воронка не отвечает хотя бы на один из этих вопросов — она «декоративная»: менеджеры её игнорируют, руководитель не понимает что происходит, отчёты бесполезны.
Шаг 1. Опишите процесс ДО Битрикс24
Самая частая ошибка — открыть Битрикс24 и начать сразу «настраивать стадии». Это даёт воронку, которая отражает интерфейс CRM, а не ваш процесс. Сделайте обратное: сначала на бумаге или в Miro опишите как сейчас работает отдел продаж.
Минимальный список вопросов:
- Откуда приходят лиды (сайт, звонки, рекомендации, выставки)? Сколько в день/неделю?
- Что менеджер делает в первый час после получения лида? (квалификация, отказ, передача?)
- Какие документы готовятся в процессе (КП, договор, спецификация, счёт)? Кто их согласует?
- В какой момент клиент платит? До отгрузки, после, частями?
- Когда сделка считается «выигранной»? (договор подписан, первая оплата прошла, отгрузка состоялась)
- Какие типовые причины отказа? (дорого, не подошло, передумали, ушли к конкуренту)
Ответы — это и есть скелет вашей воронки. Каждый шаг между двумя ответами — потенциальная стадия.
Шаг 2. Сколько стадий нужно
Правило: каждая стадия должна занимать в среднем 1-7 дней. Если стадия живёт месяц — это не одна стадия, а несколько. Если живёт час — её нет смысла отдельно вводить, объедините.
Типичная B2B-воронка хорошо умещается в 5–7 стадий:
-
1
Квалификация
Менеджер проверяет, что лид целевой — есть бюджет, есть задача, есть полномочия принять решение.
-
2
Презентация
Встреча или звонок, на котором показываем продукт и закрываем основные возражения.
-
3
КП отправлено
Клиенту высланы цены и состав. Часто стоит пометить — было ли получено подтверждение что КП дошло.
-
4
Согласование
Клиент думает, иногда возвращается с вопросами или возражениями.
-
5
Договор
Обсуждение условий и подписание.
-
6
Счёт выставлен
Ждём оплату.
-
7
Оплачено / Отгрузка
Деньги пришли, исполняем обязательства.
Производство добавляет одну-две специфичные стадии вроде «Производство» (когда заказ на цехе) или «Готов к отгрузке». Для услуг — стадии «В работе» и «Сдача проекта».
Шаг 3. Где это настраивается в Битрикс24
Идём в CRM → Сделки → шестерёнка «Настроить воронку» в правом верхнем углу. Здесь видны все стадии — добавляйте, переименовывайте, перетаскивайте порядок.
Что важно сделать сразу:
Разделите «Успешно» и «Провал»
Битрикс24 даёт это из коробки. Не сводите «Провал» к одной стадии — заведите несколько: «Не оплатил», «Передумал», «Дорого», «Ушёл к конкуренту». Это даст реальную аналитику причин отказа.
Цвет важнее текста
Работающие — нейтральные (синий/серый). «Успешно» — зелёный. «Провал» — красный. «Пауза» — жёлтый. Цвет менеджер считывает быстрее, чем читает название.
Не начинайте с нескольких воронок
Битрикс24 позволяет создавать множество воронок, но это усложняет аналитику. Запускайтесь с одной, потом разделите если действительно нужно.
Шаг 4. Поля сделки — какие нужны
Это второе по важности после стадий. Поля сделки — это атрибуты, по которым менеджер будет фильтровать и руководитель строить отчёты.
Базовый минимум для B2B:
- Источник лида — список (сайт / звонок / рекомендация / выставка / партнёр). Без этого нельзя считать ROI рекламы.
- Сегмент клиента — например размер компании, отрасль. Помогает руководителю смотреть какой сегмент даёт больше.
- Менеджер-наставник — на случай распределения нагрузки и временной замены.
- Ожидаемая сумма — даже если неточно. Это поле уже есть в Битрикс24 из коробки.
- Дата ожидаемого закрытия — тоже стандартное. Без него прогноз продаж не работает.
- Причина отказа — обязательное при переходе в «Провал», иначе менеджеры будут пропускать.
Шаг 5. Автоматизация — роботы и триггеры
В Битрикс24 есть два типа автоматизации:
Действие на стадии
Выполняют действие при попадании сделки на стадию. Например: «При переходе на КП отправлено — поставить задачу менеджеру перезвонить через 3 дня».
Реакция на событие
Реагируют на внешние события и сами двигают сделку. Например: «Клиент написал в чат на сайте — сделка автоматически переходит на стадию Согласование».
Минимальный набор автоматики для старта:
- На стадии «КП отправлено» — задача менеджеру «Связаться через 2-3 дня, если клиент не ответил сам».
- На стадии «Согласование» — задача руководителю если сделка висит больше 7 дней.
- На стадии «Счёт выставлен» — задача бухгалтерии проверить оплату через 5 дней. Связано с 1С — если оплата прошла, сделка сама уходит на «Оплачено».
- При попадании в «Провал» — задача менеджеру через 60 дней «Перезвонить, не передумал ли».
Это четыре простых правила, которые экономят менеджеру 30-60 минут в день на «вспомнить кого мне сегодня надо набрать». И они сильно повышают конверсию — забытые сделки больше не «висят».
Шаг 6. Права доступа
Самая частая ошибка после внедрения — «все видят всё». Это удобно на 3 менеджерах, но катастрофа на 20-ти. Появляется хаос: один менеджер «случайно» забирает чужую сделку, другой меняет статус по непонятной причине.
Базовая модель прав для отдела продаж:
Только свои сделки
Видит и редактирует только свои сделки. Не может удалять сделки и не может менять менеджера сделки.
Весь отдел
Сделки всех менеджеров отдела. Может перенаправлять между менеджерами. Удалять — только в финальных «Провал».
Всё
Видит и редактирует всё. Доступ к удалению любых сделок и настройкам воронки.
Только финансовые стадии
Видит сделки на стадиях «Счёт выставлен» и далее. Может ставить отметку об оплате.
Настраивается в CRM → Настройки → Права доступа. Это занимает 30-60 минут на первый раз, но потом не трогаете годами.
Шаг 7. Что делать НЕ надо
Несколько типовых ошибок которые мы видим у клиентов:
Не делайте «универсальную» воронку для всех направлений
Если у вас опт и розница — это две разных воронки. Если оптовых продаж B2C и B2B — тоже разные. У них разный цикл сделки и разные стадии.
Не делайте 15 стадий
Чем больше стадий — тем больше «висящих» сделок в середине, тем сложнее аналитика. Если очень хочется детализации — лучше используйте поля сделки.
Не пытайтесь автоматизировать всё сразу
Запустите воронку без автоматики, поработайте 2-3 недели, поймите где реально болит, и автоматизируйте именно это.
Не игнорируйте обучение команды
Самая красивая воронка не работает если менеджеры не понимают зачем им заполнять поля. Покажите им что они получают взамен — меньше потерянных сделок, выше бонусы.
Что дальше
После настройки воронки логичные следующие шаги:
- Интеграция с 1С — синхронизация контрагентов, счетов, оплат. Без этого менеджеры всё равно ходят в 1С узнавать остатки и оплаты.
- Подключение телефонии — звонки автоматически записываются в карточку сделки, ИИ делает саммари.
- Подключение мессенджеров — чтобы переписка с клиентом из WhatsApp/Telegram попадала в CRM, а не висела на личных телефонах менеджеров.
- Отчёты руководителю — кастомные дашборды по конверсии стадий, нагрузке на менеджеров, прогнозу продаж.
Эти шаги уже не про настройку воронки, а про развитие CRM в полноценную систему. Делать всё сразу не нужно — добавляйте по мере того как воронка становится привычкой.